Lähiverkkokaupan asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Lähiverkkokauppa on keskisuomalaisten palveluntarjoajien ja erikoisliikkeiden oma verkkokauppa, jota ylläpitää Woolman Oy lähiverkkokauppiaiden puolesta. Lähiverkkokaupassa on tarjolla keskisuomalaisten yritysten tuotteita ja palveluja. Lähiverkkokaupan ajatuksena on mahdollistaa paikallisille palvelualan yrityksille ja erikoisliikkeille markkinapaikka verkossa, kun koronan aiheuttama poikkeustilanne on tuonut haasteita perinteiselle kaupankäynnille.

Lähiverkkokaupan ylläpitäjä on Woolman Oy. Lähiverkkokaupassa myydään keskisuomalaisten yritysten tuotteita ja palveluita. Lähiverkkokauppakonseptissa Woolman ja nimetyt yritykset ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisteri syntyy rajatusta määrästä asiakastietoa. Tiedot on yksilöity tässä selosteessa. Yhteisrekisterinpitäjät tallentavat ja käsittelevät henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) sekä kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tarkoin määriteltyjä prosesseja, dokumentaatiota, tietosuojaperiaatteita sekä hyvää ja huolellista tietojenkäsittelytapaa. Yhteisrekisterinpitäjät vastaavat itsenäisesti omista rekistereistään ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Woolman Oy, y-tunnus: 2817702-7, postiosoite: Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä

2. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteydenotot yhteisrekisteriä koskevissa asioissa: support@woolman.io

3. Rekisterin nimi

Lähiverkkokaupan markkinointi- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja yhteisrekisterinpitäjien välinen sopimussuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietoja kerätään, tallennetaan sekä käsitellään Lähiverkkokauppapalvelun toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjähallinta,
  • asiakkaan palveleminen, asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta,
  • toiminnan, palveluiden ja maksamisen toteuttaminen ja laadun varmistaminen ja liiketoiminnan kehittäminen,
  • asiakkuuksien analysointi, ryhmittely, raportointi ja tilastointi,
  • asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely,
  • viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen ja seuranta,
  • viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen, personointi sekä kampanja-, kontakti- ja asiointihistorian hallinta,
  • mielipide- ja markkinatutkimukset, sekä
  • väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön sallimilla tavoilla konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja työnkuva,
  • asiakkaan antamia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja palvelun käyttöön liittyen,
  • asiakkaan itse toimittamia, tuottamia tai linkittämiä tietoja itsestään tai edustamastaan organisaatiosta
  • asiakkaan tunnistamis- ja varmentamispalveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja,
  • asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta,
  • asiakkaan käyttämät palvelut maksutietoineen,
  • asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten IP-osoite tai evästetiedot,
  • asiakkaaseen kohdistetun markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot,
  • asiakkaan itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute,
  • asiakaspalvelutapahtumien tiedot,
  • tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde sekä
  • mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt ja tallennetut tiedot.

6. Rekisteröidyn tietojen siirtäminen yhteisrekisterinpitäjien kesken

Lähiverkkokaupan asiakkaan tietoja on tarpeellista siirtää Woolman Oy:n ja yhteisrekisterinpitäjän välillä palvelun toteuttamiseksi. Woolman toimittaa yhteisrekisterinpitäjälle sellaisen asiakkaan tiedot, joka on ostanut Lähiverkkokaupasta kyseisen yrityksen tuotteen tai palvelun. Selvyyden vuoksi
todetaan, että asiakastiedot välitetään vain Woolmanin ja sen
yhteisrekisterinpitäjäksi nimetyn yrityksen välillä, josta asiakas ostaa tuotteita tai
palveluja. Asiakkaasta toimitetaan yritykselle seuraavat tiedot.

  • Nimi
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Oston kohde; tuote tai palvelu
  • Maksutapa
  • Ostotapahtuman ajankohta

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan ja kaksikymmentäneljä (24) kuukautta asiakkuuden lopettamisesta. Sen jälkeen asiakkaan henkilötiedot poistetaan automaattisesti. Asiakasyhteistyön tuottamaa laadullista sisältötietoa voidaan käyttää tämän jälkeenkin tieteellistä tai tilastotarkoitusta varten anonymisoidusti, ilman kytköstä henkilötietoihin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään asiakkaalta itseltään palvelun käytön yhteydessä, asiakaspalvelun ja markkinointiviestinnän toteutuksen yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin sekä rekisteröitymisen yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös seuraavista lähteistä:
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: vierailijan IP-osoite, vierailun ajankohta, selatut sivut ja sivujen katseluajat, vierailijan selain. Käyttäjällä on koska tahansa mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
  • Yhteisrekisterinpitäjien sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit, sekä
  • muut asianmukaiset lähteet.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta yhteisrekisterinpitäjien ja yhteisrekisterinpitäjien lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Asiakkaan henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan suostumuksella väliaikaisiin rekistereihin. Näiden rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön sallimilla tavoilla.

Woolman Oy:llä on oikeus siirtää henkilötiedot kolmannelle osapuolelle yrityskaupan, fuusion tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.

9. Yhteisrekisterinpitäjyys Facebookin kanssa

Olemme laatineet oman selosteen yhteisrekisterinpitäjyydestä Facebookin kanssa ja voit lukea sen täällä

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä turvakeinoilla suojattuja.

11. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä yhteisrekisterinpitäjät voivat toteuttaa myös profilointia. Profiloinnin tarkoituksena on mahdollistaa markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun parempi kohdentaminen.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Yhteisrekisterinpitäjyyden ollessa kyseessä, rekisteröidyn tulee käyttää oikeuksiaan itsenäisesti kunkin yhteisrekisterinpitäjän suhteen. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet sekä Woolmanin, että yrityksen suhteen. Rekisteröidyn tulee olla itse suoraan yhteydessä yhteen tai kumpaankin osapuoleen oikeuksiensa toteuttamisesta. Yhteisrekisterinpitäjillä on itsenäinen, lainmukainen velvoite toteuttaa rekisteröidyn oikeudet.

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus korjata häntä koskeva virheellinen tieto pyytämällä virheellisen tiedon korjaamista kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti. Pyynnön vastaus toimitetaan, kun henkilön oikeellisuus on voitu varmentaa.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointiin ja -myyntiin ilmoittamalla kiellosta kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus lopettaa asiakkuus pyytämällä asiakkuuden poistamista kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Tällöin rekisteröidyn antamat henkilö- ja sisältötiedot poistetaan Woolman Oy:n asiakasrekisteristä välittömästi ja pysyvästi, paitsi jos on olemassa jokin laillinen peruste säilyttää ne. Mikäli rekisteröity käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi, tulee pyyntö lähettää kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää luovuttamaan hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen luovutuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti. Tietojen luovutus toteutetaan, kun henkilön oikeellisuus on voitu varmentaa.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa Woolman Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyn tulee lähettää pyyntö kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Lähiverkkokauppakonsepti kehittyy jatkuvasti ja yhteisrekisterinpitäjät pidättävät oikeuden oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Yhteisrekisterinpitäjät suosittelevat rekisteröityä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Päivitetty 27.5.2020